نمایشگاه نماد صنعت خود است، اما نه هر نمایشگاهی

در بسیاری از مواقع، برگزارکنندگان نمایشگاه ها از این نکته مهم غافل می شوند که شرکت های شرکت کننده و غرفه داران در واقع مهمترین قسمت نمایشگاه آنها هستند و پل میان آنها و شرکت کنندگان می باشند.

کیفیت پایین غرفه داران باعث بدنامی خود نام نمایشگاه شده و از ارزش آن می کاهد و باعث حضور کمرنگ بازدیدکنندگان شده و خود غرفه داران نیز ناراضی خواهند شد. این یک رابطه سراسر ضرر است که می توان جلوی آن را گرفت.

برای همه ما، مهمترین مسئله نام و برند نمایشگاه ماست. در زمان طرح و برنامه ریزی نمایشگاه آینده خود، به جای توجه به حاشیه ها، موارد غیر ضروری و مسائلی که می توان مدیریت آن را به دیگران سپرد، ما باید به ساماندهی غرفه ها و سازمان های شرکت کننده بپردازیم. در ادامه به چند نکته ضروری و اما ساده ای که هر غرفه شرکت کننده باید داشته باشد می پردازیم:

ارتباط موضوع کاری با نمایشگاه

این امر به قدری بدیهی است که نباید اینجا نوشته می شد، اما متاسفانه در تمام نمایشگاه هایی که شرکت کردم این مورد را مشاهده کردم. غرفه هایی که به هیچ عنوان نه ارتباطی با صنعت آن نمایشگاه و نه با موضوع تخصصی آن نمایشگاه داشته اند.

برای یک بازدیدکننده، هیچ چیزی به اندازه این موضوع ناخوشایند نیست.

کیفیت غرفه و غرفه داران در شان نمایشگاه باید باشد

شرکت در نمایشگاه شما، باید افتخاری برای سازمان باشد، نه برعکس. غرفه داران باید مجبور به رعایت استانداردهای شما شوند تا استاندارد کلی نمایشگاه بالا رود.

شاید این موضوع کمی عجیب و غیر قابل دسترس باشد، اما ضروری است و حتی ساده تر از آن چیزی است که فکر می کنید. شما به عنوان یک برگزارکننده نمایشگاه حرفه ای می توانید برای نکات زیر استاندارد تعریف نمایید:

• مقررات زمان حضور برای غرفه داران: هیچ غرفه ای نباید در هیچ روز و ساعت فعال نمایشگاه، تعطیل و یا خالی باشد. غرفه خالی بیانگر کیفیت پایین نمایشگاه بوده و حتی نماد این موضوع است که حتی غرفه داران نیز نمایشگاه را مفید و شایسته شرکت نمی دانند!
• تمام اقلام چاپی باید از استانداردهای به خصوصی پیروی کنند
• حتی الامکان غرفه داران با لباس رسمی شرکت خود و یا یونیفرم رسمی خود حضور یابند. یا حداقل پیکسل شرکت خود را به لباس داشته باشند
• غرفه داران از امکانات صوتی تصویری غیر متعارف برای تبلیغات و جذب استفاده نکنند
• هر غرفه متعلق به بیش از یک سازمان نباشد

کیفیت یک سازمان و دستارودهای او مهمتر از مبلغی است که می پردازد

برگزاری یک نمایشگاه یک کسب و کار است و باید سودده باشد، درست. اما مهم تر از آن، برگزارکنندگان نمایشگاه، پیشتازان صنعت های خود هستند و بیش از هر چیز دیگری، به پیشرفت و شکوفایی صنعت خود و جامعه خود فکر می کنند.

این تفکر در انتخاب سازمان های شرکت کننده باید دیده شود و منتقل شود. لزوما سازمانی که می تواند بزرگترین غرفه شما را خریداری کند، بهترین غرفه شما نخواهد بود، چه بسا سنگ بلای نمایشگاه شما هم شده و بازدیدکنندگان را شاکی کند و به خود نمایشگاه لطمه بزند.

سرمایه یک سازمان، عامل اول شما نباید باشد. در انتخاب یک سازمان، اول به صنعت و دستاوردهای آن سازمان در آن صنعت توجه کنید. به نوآوری هایی که انجام داده، به گسترش ورشدی که نسبت به قبل داشته است. سازمان های نوآور و پویا تبدیل به یار شما در نمایشگاه شما و تبلیغات رایگان برای آن می شوند. پس برای این سازمان ها تسهیلات زیادی قائل شوید، حتی در موارد خاص به آنها غرفه های رایگان اهدا کنید، فقط با همین هدف که کیفیت نمایشگاه خود را بالا برید.

از سازمان های مسموم و کپی کار دوری کنید، هر چقدر هم که سرمایه داشته باشند. ضرری که آنها به برند نمایشگاه شما وارد خواهند ساخت، به مراتب بیشتر از هزینه شرکت آنهاست. حتما برای تمامی غرفه ها فرآیند انتخاب سخت گیرانه ای داشته باشید. آخر از همه، چه چیز مهم تر است از کیفیت؟

طرح های نوآورانه سازمان های شرکت کننده برای غرفه خود

از غرفه داران درخواست کنید که طرح پیشنهادی خود برای غرفه خود را برایتان ارسال کنند (قسمتی از پروسه انتخاب آنها). این طرح ها باید نوآورانه باشند و در جذب صحیح مخاطب کمک کنند. از غرفه های تکراری و خسته کننده پرهیز کنید و سعی کنید سازمان هایی را دعوت نمایید که می خواهند تمام انرژی خود را بر روی نمایشگاه شما خرج کنند. در طرح ها دنبال موارد زیر باشید:

• بازی با تکنولوژی و گجت ها: ارتباط با مردم به شیوه های جدید و متدهای خیره کننده
• جمع آوری داده های ارزشمن با استفاده از تکنولوژی: هر غرفه باید به فکر این باشد که ثمره حضور در نمایشگاه را چگونه باید ذخیره کند و در آینده از آنها استفاده کند
• تبلیغات هوشمند: تبلیغاتی که نه تنها جذاب باشد، بلکه با ذهن مخاطب بازی کند و او را به فکر اندازد
• طراحی غرفه خاص: طراحی خاص و چشم نواز همه غرفه ها، جلوه تازه ای به نمایشگاه می دهد
• طرق دعوت به نمایشگاه: از غرفه داران بخواهید طرح های خلاقانه خود را برای دعوت مخاطبان خود به نمایشگاه ارائه دهند و این یعنی بازدید کننده بیشتر

جمع بندی:

ما به عنوان برگزارکننده نمایشگاه همیشه دوست دارین حرفه ای ترین نمایشگاه را برگزار کنیم، که در آن خلاقیت و نوآوری موج بزند و نیم نگاهی از آینده صنعت خود به ما دهد. کلید این در دست غرفه داران ماست، آنها را درست انتخاب کنیم، نمایشگاه ما موفق است. غرفه داران پلی میان ما و بازدید کنندگان هستند. اگر می خواهیم هر سال بازدیدکنندگان بیشتری داشته باشیم و برند نمایشگاه خود را به عنوان نماد صنعت خود ثبت نماییم، باید همه انرژی خود را روی انتخاب درست آنها بگذاریم، بقیه مسائل حاشیه است.

این مقاله توسط فرخ شهابی نژاد از موسسان ایونت باکس نوشته شده در ماهنامه عصر نمایشگاه به چاپ رسیده است.